Si eres autónomo (ya sea que tengas o no un negocio), uno de los grandes problemas llega al momento de cobrar a los clientes. No basta con ofrecer buenos servicios o productos, una buena atención y tener muchos clientes. También es importante hacer una gestión de cobros que sea eficaz para así evitar la morosidad. ¿Cómo reclamar facturas impagadas? ¿Se puede prevenir llegar a este punto?

Facturas impagadas: ¿Cómo reducir la morosidad?

Te sorprenderá saber que muchos autónomos se encuentran en la nada agradable situación de reclamar facturas impagadas. Los deudores pueden ser desde pequeños negocios y autónomos hasta grandes empresarios. Por eso es fundamental contar con herramientas que prevengan o reduzcan la morosidad y el retraso de los pagos. Así no tendrás que llegar al momento de reclamar facturas impagadas.

Cuando se produce un impago es muy posible que la deuda se acumule y continúe creciendo. ¿Y cómo te afecta esto? Si tienes varios clientes quizá no lo notes demasiado, pero si solo tienes un par y uno de estos se retrasa, afecta considerablemente la solvencia y liquidez del negocio. Esto se traduce en una pérdida de margen comercial que dificulta que la actividad se siga desarrollando. En general, la rentabilidad del negocio comenzará a bajar y, por lo tanto, la estabilidad se irá perdiendo.

¿Qué puedes hacer para reducir la morosidad de las facturas impagadas? ¿Existen herramientas? ¿Cuándo reclamar el impago?

1. Anticipación: la clave del éxito

Antes de caer en las facturas impagadas, nada como anticiparse. Lo más aconsejable es contar con una estrategia que te permita anticiparte en caso de que un cliente no pague o se retrase. ¿Cómo hacerlo? Tu negocio debe contar con una política que se active cuando una factura se retrase. Un claro ejemplo es enviar recordatorios de pago cuando la factura vaya a vencerse y, por supuesto, una vez que se ha vencido y siempre que haya transcurrido poco tiempo.

2. Centralizar la facturación

Una buena manera de llevar la facturación es a través de un software de gestión de cobros. ¿Por qué? Porque el tratamiento de datos de clientes es mejor, te permite conocer más información, incluyendo la fiabilidad de los pagos. Además, un software permite unificar toda la gestión monetaria, cosa que no solo incluye los cobros, sino también los pagos. Esto, a la larga, mejora la eficiencia y se evitan errores.

Los software de gestión de cobros también te permiten monitorear el estado de las facturas impagadas de forma eficaz.

3. Realizar un control periódico

Sea que cuentes o no con un software, debes realizar un control habitual de los saldos y movimientos que se realizan en tu negocio. En este sentido, también es aconsejable hacer previsiones en tesorería. Es decir, saber qué es lo que tienes que pagar y cuándo y, por supuesto, cuándo una factura enviada a un cliente entraría en situación de impago.

4. Contar con una cláusula para evitar facturas impagadas

Como autónomo, puedes incluir en las facturas a clientes las cláusulas que creas convenientes. Aquí se añaden, por ejemplo, la forma de pago, el número de cuenta y, por supuesto, los días de los que dispone para liquidar la factura. ¿20 días? ¿Un mes? ¿Dos meses? ¿Cuánto tiempo puede esperar tu negocio el impago de una factura? Todo depende de la liquidez de la que dispongas.

Nosotros te aconsejamos prevenir las facturas impagadas especificando cláusulas que penalicen el impago o los pagos fuera de plazo. Como por ejemplo, el cobro de intereses o el retraso de la prestación de nuevos servicios. Pero cuidado, no te conviene perder la relación con el cliente.

¿Cómo reclamar facturas impagadas?

No podemos concluir este artículo sin decirte cómo puedes reclamar facturas impagadas. Lo ideal es no llegar a este punto, pero si tienes que hacerlo, debes saber que tienes dos opciones. La primera es por la vía amistosa y la segunda, por la vía judicial.

Reclamación amistosa e inmediata

Se ha vencido la factura y han pasado un par de días y no sabes nada del cliente. ¿Qué hacer? Es momento de reclamar las facturas impagadas por la vía amistosa. Es decir, ponerse en contacto con el cliente, ya sea por teléfono o en persona y hacer la reclamación de la deuda. Recuerda, esta reclamación debe ser pacífica e intentando llegar a un acuerdo o conseguir un compromiso de pago que sea viable.

Por ejemplo, el cliente ofrece pagar toda la deuda en un plazo determinado o bien, puede ofrecer pagar una parte de forma inmediata y requerir unos días más para liquidar lo que resta. Nosotros te aconsejamos recibir asesoría especializada para la adecuada gestión de cobros y que, además, pueda tramitar y gestionar las facturas impagadas sin afectar tu relación con el cliente. ¡Es posible!

Por otra parte, no te aconsejamos que dejes transcurrir mucho tiempo desde que se produce el impago de las facturas. ¡Hay que actuar cuanto antes! Es mucho más probable que puedas recuperar el importe de la deuda a corto plazo.

La vía judicial: último recurso para reclamar facturas impagadas

Si la situación persiste y ya se han reclamado las facturas varias veces y de forma amistosa, no queda más que recurrir a la justicia. Todo depende del origen, cuantía y la documentación; además, la deuda, para poder reclamarse por la vía rápida, debe ser: dineraria, exigible, vencida y líquida. En este caso, la vía más eficaz para reclamar facturas impagas es el procedimiento monitorio.

Pero antes de pensar en la vía legal, te recomendamos ponerte en manos de los expertos para saber cómo actuar.